VSCAS-Minutes Dec 29 2013 (Vietnamese)

BIÊN BẢN

                 Phiên Họp của Hội Bảo Trợ Việt Nhi Dị Tật

                   

                   

-        Thời gian: 1 giờ chiều, Chủ Nhật, ngày 29 tháng 12 năm 2013

     

-        Địa điểm: 509 Beecroft Toronto, ON

-        Hiện diện: Cô Châu, Bác Doanh, Chú Kỳ, chú Hoàng, Anh Nguyên, Hùng, chú Đến, Phong Đặng, Phong Trần,   

    Thành viên mới: Tuấn, Diễm Hương

-        Người ghi biên bản: Hùng

-        Vắng mặt/Cáo lỗi: Bình, Ước

CÁC VẤN ĐỀ THƯỜNG LỆ

1.   Thông qua nghị trình: tất cả đồng ý

2. Thông qua biên bản phiên họp trước (Phiên họp ngày 22 tháng 09 năm 2013) đã được gởi qua email: chú Kỳ đề nghị, anh Nguyên yểm trợ, tất cả đông ý

3.   Cập nhật tình hình tài chính: Cô Châu báo cáo

 Tiền mặt/Cash:  CDN $1,601.20 và USD $100.00 

Tài khoản ngân hàng (Bank statement period from Oct. 31 to Nov. 29 2013)

-        Checking account:  CDN$ 9,177.17 (CAD)

-        GIC                     CDN$ 77,491.53 

Bác Doanh thắc mắc là balance GIC nhiều hơn lần report trước $265.11 (balance period trước là CDN$ 77,226.11), cô Châu giải thích chênh lệch so với balance lần họp trước là nhờ tiền lời  

Đã trả cho việc mua vé máy bay và bảo hiểm y tế cho hai mẹ con bé Đặng Hồng Phúc

Đã ký 2 cheques chi trả cho Hội Chợ Tết 2014: CDN$ 110 lệ phí tham gia và CND$ 150 tiền safety deposit, số tiền sau sẽ được hoàn lại sau Hôi Chợ

Đã có  biên nhận trả Cheque $100.00 cho Tuần Báo Saigon Canada đăng 1 trang chia buồn với chị Phạm thị Kim Dung và gia đình về tin anh Đoàn Phan qua đời (1).

 Anh Nguyên giao anh Phong Đặng (thủ quỹ) cheque $ 1,000.00 (tài trợ từ BS VO HONG KHANH)

Tháng 2/2014 cô Châu và anh Hoàng sẽ đi ngân hàng để chuyển tiền CDN$15,000.00 từ GIC sang Chequing Account để chuẩn bị cho việc ủng hộ CDN$ 10,000.00 cho Herbie Fund (2)

                    

3.   Cập nhật tình hình xin qui chế từ thiện (charitable status):

Cô Châu cho biết cô Nguyệt đang xúc tiến bổ sung 1 số giấy tờ cần thiết, trong đó có 1 letter of reference của Herbie Fund.

Cô Nguyệt cũng cho biết lý do hồ sơ chậm trể là do ban đầu, năm 2003, hội chúng ta xin qui chế của một hội đoàn bất vụ lợi (not-for-profit) chứ không phải của một hội đoàn từ thiện (charitable). Nếu vì lý do này mà gặp khó khăn xin Charity Number lần này thì cô Nguyệt sẽ giúp làm lại hồ sơ từ đầu, xin theo qui chế hội từ thiện 

4.   Cập nhật tình hình bé Đặng Hồng Phúc: Anh Nguyên trình bày

         Tình trạng sức khỏe chung của bé: rất tốt.

Tình trạng sẹo vết mỗ mũi: cải thiện hơn rất nhiều so với sau phẩu thuật và sau cắt chỉ-Ngày tái khám sắp đến: Ngày 08 tháng 01 năm 2014. Có thể sẽ là ngày khám cuối cùng, sau đó hai mẹ con bé có thể về VN

Thảo luận về ngày về VN của hai mẹ con bé  Phúc:

Anh Nguyên cho biết mẹ bé Phúc (cô Thảo) có ý muốn xin được về VN sớm (nếu hội đồng ý) sau khi được bác sĩ cho phép, lý do là hai mẹ con cần có mặt dịp Tết Nguyên Đán 2014 để cô Thảo giải quyết nhiều công chuyện gia đình)

Anh Nguyên đề nghị giải pháp: nếu hai mẹ con vắng mặt trong buổi tiệc cám ơn và gây quĩ sắp đến, cô Thảo có thể làm 1 clip về diễn tiến bệnh trạng của bé Phúc trước và sau phẩu thuật, kèm theo lời cám ơn của hai mẹ con gởi đến cộng đồng, bệnh viện nhi đồng, hội Bảo Trợ VNDT và Herbie Fund

Thực tế cô Thảo đã làm một clip gởi cho Hội xem trước, chưa hoàn chỉnh.

Ý kiến thống nhất của hội: Anh Nguyên sẽ giải thích cho cô Thảo biết sự cần thiết bắt buộc có mặt của hai mẹ con trong buổi tiệc cám ơn và gây quĩ sắp tới. Lần này khách mời ngoài cộng đồng và đại diện nhóm phẩu thuật của BV Nhi Đồng, còn có cả nhóm đại diện của Herbie Fund

Về vấn đề vé máy bay về VN của hai mẹ con: Vé mua sẵn sẽ hết hạn trước ngày dự kiến về VN nên sẽ phải hủy. Hội đồng ý sẽ chi tiền mua lại vé máy bay khác cho hai mẹ con.

5.   Vấn đề thanh toán chi phí gia đình bảo trợ: Cô Châu đặt vấn đề.

Ý kiến chung của buổi họp và anh Nguyên: sẽ hoãn lại sau để tập trung lo chuẩn bị cho    buổi tiệc cám ơn và gây quỹ sắp tới

CÁC VẤN ĐỀ MỚI

1.   Công tác chuẩn bị cho Hội Chợ Tết 2014 (viết tắt HCT): Cô Châu trình bày        

        

          Thời gian HCT: Ngày 18 tháng 01 2014        

           Địa điểm: CNE

-        Chuẩn bị: Anh Phong Đặng.

-        Thường trực: Anh Hoàng, anh Phong Đặng,

-        Vé vào cửa: Hội sẽ được cấp 2 vé vào cửa miễn phí, dành cho 2 hội viên trực HCT. Hội viên nào muốn tham gia yểm trợ thì sẽ tự mua vé cho mình 

2.   Bàn thảo về tổ chức buổi tiệc cám ơn và gây quĩ, và phân công.

 Trưởng ban tổ chức: chú Kỳ

 Điều hợp viên: bác Doanh

 Phó ban tổ chức: anh Hoàng, chị Diễm Hương (3)

 Liên lạc nhà hàng: anh Hoàng

+ Ngày: Ngày 22 tháng 02 năm 2014

+ Thời gian: Quan khách: 7:00 giờ chiều. Thành viên BTC: 4:00 pm - 12:00 am

+ Địa điểm: Nhà hàng Hai Con Sư Tử (DIM SUM KING). 421 Dundas Street West (Góc Spadina and Dundas)

+ Số lượng đặt: 35 bàn. 10 khách/bàn Chi phí: $270/bàn

+ Gía vé: Regular: $40.00/vé. VIP $50.00/vé
+ In vé: Hùng. Hạn chót có vé: Ngày 12 tháng 01 năm 2014. Liên lạc với Bình để lấy Logo. Liên lạc Diễm Hương về tham khảo giá

+ Số lượng vé in VIP: 100 vé. Regular: 500 vé.

+ In Poster: chị Diễm Hương. Hạn chót có Poster: 26 tháng 01 năm 2014.

 (contact info chị Diễm Hương: (905) 897-3853, email: diemhuong86@gmail.com)

 + Số lượng in: 100

+ Tiêu chuẩn được đăng tên quảng cáo trên poster: tài trợ từ CDN$100.00 (CAD) trở lên +Tiêu chuẩn tặng vé VIP: tài trợ từ $ 200 trở lên sẽ được tặng 2 vé VIP

+ Phụ trách xin tiền tài trợ: mọi thành viên trong hội. Mỗi người có trách nhiệm thông báo kịp thời cho Diễm Hương về thông tin tư nhân/tổchức tài trợ (tên cá nhân, tên tổ chức, địa chỉ, số phone) để cập nhật trước ngày in poster (trước ngày 26 tháng 01. Bao nhiêu ngày

+ Đăng tin cộng đồng: cô Châu. Bắt đầu khoảng 1 tháng trước ngày tổ chức tiệc (Khoảng 22 tháng 01 năm 2014, Thời Báo, Saigon Canada, Thời Mới, TV and radio stations)

+ Đăng quảng cáo: chị Diễm Hương. Bắt đầu khoảng 2 tuần trước ngày tổ chức tiệc

+ Văn nghệ (âm thanh và ca sĩ) và Bán Đấu Giá: chị Diễm Hương. Chi phí âm thanh: khoảng $800.00. Chi phí ca sĩ: chị Diễm Hương sẽ mời ca sĩ tham gia miễn phí.

+ Slideshow: chịụ trách nhiệm: Đặng Phong và anh Tuấn (hội viên mới)(4). Hùng sẽ gởi hình ảnh bé Phúc cho Phong và Tuấn. Đồng thời sẽ scan lại các hình ảnh cũ cô Châu đang giữ về các trường hợp trước đây (mà không có digital files) để gởi cho Tuấn và hội sử dụng cho slideshow và cho lưu trữ sau này

(contact info của Tuấn: (647)242-1215; email: minhtuanpham@gmail.com)

+ Quay phim, chụp hình: Phong Trần 

3/ Các phiên họp dự trù tới:

        1 giờ chiều ngày 12 tháng 01 năm 2014

        1 giờ chiều ngày 26 tháng 01 năm 2014

        1 giờ chiều ngày 16 tháng 02 năm 2014

     (Meeting Room, Beecroft) .

4/ Tóm tắt lạị các điểm chính trong buổi họp.

5/ Kết thúc: lúc 3:30 chiều

_________________________________________________________________________

 Ghi chú: Các chi tiết thay đổi hay bổ túc sau phiên họp (xin xem email của cô Châu):

     

(1)  Cô Châu quên tường trình bày chi tiết này trong buổi họp

(2)  Ngày chuyển CDN$15,000.00 từ GIC sang checking account đổi từ “tuần tới” sang    “tháng 2, 2014”, lý do: để được thêm tiền lời

(3)  Cô Châu đề nghị để chị Diễm Hương làm thêm Phó Ban, sau khi thảo luận với chị Hương và tham khảo với bác Doanh và chú Kỳ, để  chị có vị thế hơn trong việc giao thiệp với giới văn nghệ sĩ (xin giảm hay miễn phí) và đăng quảng cáo, nếu không ai phản đối.

(4)  Tăng cường nhân lực vì thời gian tính kề cận, với sư đồng ý của Phong